Prima di decidere di lanciare una campagna di crowdfunding avete sicuramente provato a chiedervi se ci sarebbe stato qualcuno interessato al vostro progetto e disponibile a mettersi in gioco sostenendolo con una donazione.

Avete probabilmente mappato mentalmente a quali persone o gruppi di persone con cui siete in contatto avreste potuto rivolgere il vostro appello.
Vi siete chiesti se esisteva o meno una “community”, digitale e/o reale, pronta a sostenervi in questa nuova sfida, magari partendo da quello che Valeria Vitali e Anna Maria Siccardi chiamano il “digital check up”.
Ora la vostra campagna è online, avete magari fatto un primo lancio e state definendo cosa fare, come raggiungere tutti i vostri contatti nel modo più adeguato e come motivarli a sostenervi nei prossimi tre mesi che avete a disposizione.

La sfida per i prossimi 3 mesi è quella di riuscire a raggiungere il maggior numero di persone che potrebbero essere disposte a fare una donazione in denaro, per il vostro progetto, in questo preciso periodo dell’anno, via web.

 

A chi chiedere?

Se avete un database e negli anni avete annotato con precisione chi sono le persone che fanno parte della vostra community, sarà più semplice analizzare i dati e capire quelli tra i vostri contatti che potrebbero essere disposti a donare per il vostro progetto su Rete del Dono.

Se avete avuto anche il tempo e l’attenzione di registrare qualche informazione in più rispetto a nome-cognome-indirizzo email, riuscirete forse anche a costruire dei sottoinsiemi, dei “cluster” di persone che potrebbero avere diverse capacità di dono. In questo caso avrete informazioni anche per diversificare i messaggi da inviare e per scegliere le modalità più adatte per coinvolgere ciascuno di essi.

Se non avete mai fatto nulla di nulla in questo senso, può valere la pena capire se queste informazioni sono comunque a disposizione della vostra organizzazione, ma stanno nelle teste delle singole persone o nelle rubriche di ciascuno piuttosto che nelle memorie dei vostri cellulari: se vi ritrovate in questa situazione, è proprio giunto il momento di provare a “patrimonializzare” queste preziosissime informazioni e metterle una volta per tutte nero su bianco affinché siano veramente a disposizione del vostro progetto.

 

Per impostare una strategia efficace che guidi e dia ritmo al vostro lavoro da qui al 31 dicembre il punto di partenza è il database, il vero tesoro di un’organizzazione non profit. Per “database” intendiamo l’insieme delle informazioni che possedete sui vostri donatori e sui vostri prospect: più dati possedete e da più tempo tenete traccia delle interazioni avvenute tra voi e loro, più sarete in grado di fare un’analisi del loro “comportamento donativo” e di conseguenza saprete come sollecitarli anche per questa campagna, su questo progetto in particolare.

Il database può essere in forma di liste scritte a mano e raccolte su carta, o in forma di elenchi di dati riportati su file excel: se i contatti sono pochi e li conoscete tutti, queste modalità di tenuta dei dati possono essere sufficienti. Ma se avete a che fare con migliaia di contatti, quello che vi serve per rendere maggiormente efficace la vostra attività di sollecitazione delle donazioni è un software per la gestione di tutte le informazioni sui vostri donatori e sui vostri prospect: oltre ai dati personali e una lista delle donazioni fatte in passato, un database di questo tipo vi consente di registrare anche informazioni che vi consentono di tracciare in modo completo la storia del rapporto tra voi e il donatore o potenziale donatore (cosa gli avete inviato, come ha reagito a precedenti sollecitazioni, se ha espresso preferenze su come essere contattato, se ha relazioni con altri donatori, etc).

Con il lancio della vostra campagna e dovendo raggiungere in poco tempo tutti i vostri donatori e potenziali donatori, avete in questo momento un’ottima occasione per mettere a fuoco l’importanza cruciale di disporre e utilizzare al meglio i dati e i contatti a vostra disposizione.

Questa campagna può davvero diventare l’occasione più volte rimandata di concludere quel processo di “mappatura delle relazioni” che non avete mai portato a termine. È il giusto stimolo per mettere ordine e capire qual è ad oggi la vostra capacità di tenere informati i vostri pubblici, ma soprattutto quale la vostra capacità di coinvolgerli e spingerli a compiere per voi un’azione: sostenere il vostro progetto su un portale di crowdfunding, su Rete del Dono.

 

Come chiedere?

La scelta dello strumento di comunicazione e sollecitazione più adatto dipende sostanzialmente da due fattori: in primo luogo budget che avete a disposizione. In secondo luogo da quanto sapete dei vostri donatori o potenziali donatori: sono iscritti alla vostra newsletter (se ne mandate una)? Leggono una e-mail? Vi seguono sui social? Li potete contattare con un sms o con un messaggio su Whatsapp? Preferiscono una lettera cartacea o essere invitati ad una serata di presentazione del progetto presso la vostra sede? Solo voi avete queste informazioni e le potete usare in modo strategico!

In questa prima fase preparatoria l’obiettivo è quindi quello di capire a chi vogliamo fare arrivare il nostro messaggio e come è meglio farlo arrivare, perché non solo venga letto ma possa davvero spingere a donare.

 

Quando e quante volte?

Nei prossimi mesi dovrete pianificare una serie di comunicazioni per tenere informati i vostri donatori e sollecitarli a donare su Rete del Dono. Una sola sollecitazione non sarà sufficiente, il vostro messaggio dovrà arrivare più volte. Tra ottobre e dicembre sarà importante ripetere più volte la “Call To Action”, ovvero la sollecitazione a sostenere il vostro progetto.

È fondamentale tracciare da ora una sorta di road map dei momenti in cui vorrete/potrete entrare in comunicazione con i vostri donatori e pianificare di conseguenze delle azioni da fare, utilizzando i vari strumenti a vostra disposizione: e-mailing, social media, house organ, telefonate, materiali cartacei da stampare e distribuire.

 

I prossimi passi

Nella felice ipotesi che abbiate una newsletter o almeno una lista di contatti e-mail a cui inviare una DEM, il prossimo passo da fare è comunicare che la vostra campagna è partita! Le informazioni base in questo primo contatto saranno:

  1. abbiamo un progetto importante con questi obiettivi e questi destinatari
  2. è possibile sostenere il nostro progetto su Rete del Dono in questo modo
  3. ti chiedo in modo chiaro e coinvolgente  di sostenere il mio progetto.

Sistemi molto diffusi e non troppo costosi ( o addirittura gratuiti fino ad un certo numero di iscritti o di invii mensili) come MailChimp, MailUp o Sendin Blue vi consentono di gestire in modo efficace e professionale la comunicazione verso i vostri contatti, donatori e prospect. Queste piattaforme web danno la possibilità di inviare newsletter ai vostri contatti, mettendo a vostra disposizione numerosi template gratuiti o dandovi la possibilità di creare layout personalizzati. Permettono di programmare l’invio automatico, di gestire gli indirizzi email degli utenti iscritti alla vostra newsletter e di creare moduli di iscrizione da inserire sul proprio sito Internet.

Altro aspetto molto importante è che utilizzare queste piattaforme per inviare la propria newsletter consente di ottimizzare le informazioni importanti su quale sia la risposta dei destinatari all’invio della nostra newsletter. Questi sistemi forniscono infatti ricchissimi report in caso di invio di DEM e newsletter. In ogni report trovate la descrizione del comportamento, della reazione dei vostri iscritti: potete capire chi apre le mail, chi le legge, chi le clicca, chi non le apre più, chi vuole essere cancellato dalla vostra newsletter. Una volta capito quale può essere il valore di questi report non potrete più lavorare senza.

In generale è importante tenere bene a mente che affinché donino online sarà necessario "portare per mano" i vostri donatori sulla piattaforma, trovando metodi e strumenti adeguati per coinvolgerli e motivarli, ma anche rendendo il più facile possibile la donazione.

Più cercherete di andare incontro al vostro donatore e avvicinarlo con tempistiche, strumenti e linguaggio adatto alle sue caratteristiche, più alte saranno le probabilità che vi sostenga.

Un viaggio di mille miglia comincia sempre con il primo passo. (Lao Tzu).

E allora buon primo passo e buon viaggio a voi!